Descripción del trabajo de un administrador de documentos

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I. Disposiciones generales

El especialista en documentación pertenece a la categoría de especialistas.
Para la posicion:

se nombra especialista en documentos a una persona con educación profesional superior sin presentar requisitos de experiencia laboral;
especialista en documentos de categoría II: se nombra a una persona con educación profesional superior y al menos 3 años de experiencia laboral como especialista en documentos;
especialista en documentos de categoría I: una persona que tiene una educación profesional superior y al menos 3 años de experiencia laboral como especialista en documentos de categoría II.

El nombramiento para el puesto de especialista en documentos y su despido se lleva a cabo por orden del director de la empresa previa presentación (jefe del departamento de soporte de documentación; jefe de la oficina; otro funcionario).
La documentación debe saber:

resoluciones, autos, providencias, demás documentos rectores y reglamentarios de superiores relativos al soporte documental de la gestión;
el procedimiento para la planificación, el diseño y la tecnología de trabajo sobre la base de la tecnología organizativa e informática de los servicios de apoyo documental a la gestión;
métodos de investigación, análisis, diseño y desarrollo de sistemas de documentación;
procedimiento de registro, clasificación, almacenamiento, examen del valor de los documentos;
organización de archivos;
documentos normativos y metodológicos sobre el diseño y operación de sistemas automatizados de gestión de la información;
métodos de diseño y actualización de bases de datos y bancos de datos;
conceptos básicos de gestión, ergonomía, psicología social, sociología;
formación de documentos;
experiencia nacional y extranjera en el campo de la gestión de documentación;
fundamentos de economía, organización del trabajo y gestión;
legislación laboral;
normativa laboral interna;
normas y reglamentos de protección laboral.

El administrador de documentos reporta directamente a _______.
Durante la ausencia de un especialista en documentos (vacaciones, enfermedad, etc.), sus funciones son desempeñadas por una persona designada por orden del director de la empresa, quien adquiere los derechos apropiados y es responsable del correcto desempeño de las funciones asignadas a a él.

II. Deberes oficiales

Secretario de documentos:

Desarrolla e implementa procesos tecnológicos para el trabajo con documentos e información documental basados en el uso de tecnología organizacional e informática (contabilidad, control de ejecución, almacenamiento operativo, obra de consulta).
Participa en la planificación, organización y mejora de las actividades del Departamento de Gestión Documental.
Supervisa el estado de los negocios.
Elabora propuestas para garantizar condiciones de trabajo ergonómicas, racionalización de los lugares de trabajo para los empleados del departamento de soporte de documentación.
Desarrolla sistemas de documentación unificada y hojas de tiempo de documentos para diversos propósitos y niveles de gestión, clasificadores de información de documentos.
Organiza la implementación de los sistemas de documentación.
Toma medidas para agilizar la composición de documentos e indicadores de información, reducir su número y optimizar los flujos de documentos.
Participa en la selección de documentos transferidos para almacenamiento estatal, organización de almacenamiento y examen del valor de los documentos.
Participa en la fijación de objetivos, el diseño, la operación y la mejora (en términos de soporte de información) de los sistemas de información automatizados y los sistemas de gestión, así como en el desarrollo de las últimas tecnologías de la información (incluidas las sin papel).
Estudia y generaliza las mejores experiencias nacionales y extranjeras en materia de soporte documental de la gestión, desarrolla documentos normativos y metodológicos en los temas de soporte documental.
Participa en la selección, colocación y perfeccionamiento del personal del departamento de soporte documental.
Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.

III. Derechos

El administrador de documentos tiene el derecho:

Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa en relación con sus actividades.
Formular propuestas de mejora del trabajo relacionado con las responsabilidades previstas en esta instrucción.
Dentro de su competencia, informar al supervisor inmediato sobre todas las deficiencias en las actividades de la empresa (unidad estructural, empleados individuales) identificadas en el proceso de ejercicio de sus derechos y deberes oficiales y hacer propuestas para su eliminación.
Solicitar personalmente o en nombre del jefe inmediato a los jefes de departamento y demás especialistas la información y documentación necesaria para el desempeño de sus funciones.
Involucrar a especialistas de todas las divisiones estructurales (individuales) en la resolución de las tareas que se le asignan (si así lo prevén las normas sobre divisiones estructurales, si no, entonces con el permiso del jefe de la organización).
Requerir de la gerencia de la empresa, su supervisor inmediato para asistir en el desempeño de las funciones estipuladas por esta Descripción de Puesto.

IV. Responsabilidad

El gestor documental es responsable de:

desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta Descripción del puesto, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de Ucrania.
delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de Ucrania.
causando daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente de Ucrania.

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