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Descripción del puesto de gerente de oficina. documento completo

protección laboral / Descripciones de trabajo

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I. Disposiciones generales

1. El director de oficina pertenece a la categoría de especialistas de empresa, cuyas principales tareas son el soporte organizativo y documental de las actividades de gestión.
2. El director de oficina es designado para el cargo y destituido del mismo por orden del Director General de la Sociedad.
3. El Gerente de Oficina reporta directamente al Director General.
4. El director de la oficina está subordinado al director de limpieza, al conductor, al mensajero y al limpiador.
5. El gerente de oficina lleva registros de personal durante el período de ausencia temporal (enfermedad, vacaciones) del jefe del departamento de personal.
6. Durante un período de ausencia temporal (enfermedad, vacaciones), el jefe del departamento de recursos humanos sustituye al director de la oficina.
7. El gerente de la oficina se guía en sus actividades por:

• actos legislativos de Ucrania;
• Carta de la empresa;
• Reglamento sobre el horario interno de trabajo;
• Reglamento de los departamentos de la Sociedad;
• órdenes de gestión;
• materiales normativos y metodológicos para la organización del trabajo de oficina;
• esta descripción del puesto.

8. Son personas con educación superior, superior incompleta o secundaria especializada y al menos 1 año de experiencia laboral en puesto similar, con conocimientos de trabajo de oficina, equipos de oficina (fax, fotocopiadora, escáner, impresora), programas de Microsoft Office, cultura laboral y negocios. designado para el cargo de gerente de oficina ética.
9. El gerente de la oficina debe saber:

• estructura organizacional y empleados de la Compañía;
• reglamentos, órdenes y procedimientos internos de la Compañía;
• funciones y tareas de las divisiones de la Compañía;
• deberes funcionales de los empleados del departamento administrativo de la Compañía;
• sus deberes y derechos funcionales;
• sus acciones en situaciones de emergencia.

II. Deberes oficiales

1. Desempeña las funciones de Secretario de la Sociedad:
2. Soporte de documentación de gestión:

• aceptación de documentos y declaraciones personales para la firma del Director General de la Compañía;
• fijar el sello del sello oficial en contratos y pedidos;
• trabajar con pedidos, instrucciones: preparación de proyectos, ejecución, firma, aprobación, familiarización con los empleados de la Compañía, registro, contabilidad, almacenamiento, archivo de expedientes;
• trabajar con correspondencia entrante (cartas, faxes): recepción, registro, transferencia al destinatario, contabilidad, almacenamiento;
• organizar la recepción de correspondencia en direcciones legales, postales y reales;
• trabajar con correspondencia saliente (cartas, faxes): registro, transmisión, contabilidad, almacenamiento; preparación de cartas del Director General y sus adjuntos; enviar cartas urgentes;
• mantenimiento y registro de actas de juntas y reuniones;
• registro de poderes para recibir correspondencia, encomiendas y otros bienes materiales;
• en nombre del Director General y de los directores de departamento, realizar trabajos de copia y duplicación;
• en nombre del Director General y de los directores de departamento, preparar proyectos de cartas, solicitudes y otros documentos relacionados con las actividades de la Compañía en su conjunto;
• por cuenta del Director General, impresión de materiales oficiales, ingreso de información al banco de datos;
• compilar expedientes de acuerdo con la nomenclatura aprobada, velar por su seguridad y archivarlos en el archivo.

3. Recibir llamadas telefónicas y, en su caso, trasladarlas a los empleados a quienes van destinadas. Registrar la información recibida telefónicamente por el Director General en su ausencia y poner en su conocimiento su contenido.
4. Preparación de reuniones y sesiones realizadas por el Director General (notificando a los participantes hora y lugar de la reunión, orden del día).
5. Organización de reuniones de visitantes e invitados de la Compañía.
6. Pedido de billetes de avión y de tren, reserva de hoteles.
7. Asegura la vida de la oficina:

• pedir agua según sea necesario;
• ordenar papelería trimestralmente;
• suscripción a publicaciones periódicas;
• registro de solicitudes de pago de facturas de alquiler de locales y pagos de servicios públicos de los propietarios;
• organización y control del cumplimiento por parte de los empleados de la Compañía de las instrucciones de seguridad y horarios de funcionamiento establecidos por la administración de la empresa arrendadora.

8. Coordinar y supervisar el trabajo de:

• conductor (aceptar solicitudes para un automóvil y desarrollar un cronograma para el uso de los vehículos de la Compañía);
• mensajeros;
• limpiadores.

9. El jefe de oficina, como miembro del colectivo laboral, está obligado a:

• cumplir concienzudamente con sus deberes laborales, observar la disciplina laboral, ejecutar oportuna y cuidadosamente las órdenes de la administración y del supervisor inmediato, utilizar todas las horas de trabajo para un trabajo productivo;
• cumplir con las tareas y asignaciones de producción de manera oportuna y con calidad;
• mantener la limpieza y el orden en su lugar de trabajo, oficina y otros locales, observar el procedimiento establecido para el almacenamiento de documentos y bienes materiales;
• uso eficiente de computadoras personales, equipos de oficina y otros equipos, uso económico y eficiente de materiales y energía, otros recursos materiales;
• cumplir con normas, reglas e instrucciones sobre protección laboral, saneamiento industrial, normas de seguridad contra incendios;
• no utilizar para discursos y publicaciones en los medios información recibida en virtud de un cargo oficial, definido por documentos especiales de la empresa como un secreto comercial (oficial), cuya difusión podría perjudicar a la empresa o a sus empleados.

III. Derechos

El administrador de la oficina tiene derecho:

1. Recibir información, incluida información confidencial, en la medida necesaria para resolver las tareas asignadas.
2. Exigir a los artistas intérpretes o ejecutantes que finalicen los documentos elaborados en violación de las reglas establecidas para su preparación y ejecución.
3. Aprobación de los documentos de la actividad de gestión en el marco de su competencia.
4. Presentar propuestas a la dirección para mejorar su trabajo y el de la Empresa.
5. Exigir a la dirección que cree condiciones normales para el desempeño de las funciones oficiales y la seguridad de todos los documentos generados como resultado de las actividades de la Compañía.
6. Tomar decisiones dentro de su competencia.
7. Aplicar incentivos e imponer sanciones a los empleados subordinados al gerente de oficina, previo acuerdo con el Director General.

IV. Responsabilidad

El gerente de la oficina es responsable de:

1. Incumplimiento y/o desempeño negligente, inoportuno y poco claro de los deberes oficiales.
2. Omisiones que produzcan daños materiales a la Empresa y/o daños a su imagen.
3. Seguridad de la documentación, divulgación de información clasificada como “Confidencial” o “KT”.
4. Desconocer los derechos previstos en este manual.
5. Violación de las normas internas de trabajo, producción y disciplina laboral.

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