Descripción del puesto de un especialista en servicios de conferencias

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I. Disposiciones generales

El Especialista de Servicios de Conferencias reporta directamente a _______.
El especialista en servicios de conferencias sigue las instrucciones de _______.
El especialista en servicios de conferencias reemplaza a _______.
El especialista en servicios de conferencias es reemplazado por _______.
El especialista en servicios de conferencias es designado para el cargo y destituido por el jefe del departamento de acuerdo con el jefe del departamento.
Debe saber:

estructura de la empresa, ubicación de las subdivisiones estructurales (direcciones), cargos y nombres de los gerentes, principales especialistas de la empresa;
reglamentos, órdenes y procedimientos internos de la Compañía;
los conceptos básicos de la etiqueta comercial, las habilidades para realizar negociaciones comerciales (incluidas las telefónicas);
conceptos básicos del trabajo de oficina;
reglas para el uso de equipos de oficina y PC;
normas y reglamentos de protección laboral, seguridad y protección contra incendios;
reglamento interno de trabajo.

El especialista en servicios de conferencias se guía en sus actividades por:

actos legislativos de Ucrania;
Carta de la empresa;
Reglamento sobre el horario interno de trabajo;
Reglamento de los departamentos de la Sociedad;
órdenes de gestión;
materiales normativos y metodológicos para la organización del trabajo de oficina;
esta descripción del puesto.

Requisitos de calificación:

educación más alta;
Experiencia desde 1 año;
conocimiento de la computadora;
Habilidades de negociación;
altas habilidades organizativas;
discurso gramaticalmente correcto.

II. Deberes oficiales

Organización de congresos, seminarios, presentaciones, etc.
Invitación y registro de participantes (por teléfono, fax, etc.).
Selección de un lugar para el evento (salas de conferencias, clases de capacitación, etc.).
Montaje del local.
Elaboración de folletos, papelería.
Reunión de participantes.
Alojamiento de los participantes en hoteles.
Participantes acompañantes.
Catering: coffee breaks, almuerzos, recepciones, banquetes.
Coordinación de acciones de todos los elementos del evento.
Presentación de programas.
Recopilación de comentarios.
Papeleo.

III. Derechos

El especialista en servicios de conferencias tiene derecho a:

dar asignaciones a empleados subordinados, tareas sobre una variedad de temas incluidos en sus deberes funcionales.
controlar la ejecución de tareas, la ejecución oportuna de órdenes individuales por parte de empleados subordinados.
solicitar y recibir los materiales y documentos necesarios relacionados con los asuntos propios de sus actividades y las actividades de los empleados a ella subordinados.
interactuar con otros servicios de la empresa en materia de producción y otros temas que forman parte de sus deberes funcionales.
familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa con respecto a las actividades de la División.
proponer a la consideración del gerente propuestas para mejorar el trabajo relacionado con las funciones previstas en esta Descripción del puesto.
Presentar propuestas para la consideración del titular de la propuesta sobre la promoción de los empleados distinguidos, la imposición de sanciones a los infractores de la producción y la disciplina laboral.
informar al gerente sobre todas las violaciones y deficiencias identificadas en relación con el trabajo realizado.

IV. Responsabilidad

El especialista en servicios de conferencias es responsable de:

Por incumplimiento (desempeño inadecuado) de sus deberes oficiales previstos en esta Descripción del puesto, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de Ucrania.
Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de Ucrania.
Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral, penal y civil vigente de Ucrania.

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