Descripción del trabajo de la secretaria.

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Descripción del puesto de secretaria. Documento completo

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I. Disposiciones generales

La descripción del puesto define los deberes, facultades y responsabilidades del puesto, así como las condiciones de trabajo del secretario de la unidad estructural (en adelante, la Unidad).
El secretario es nombrado en el cargo y separado del cargo de conformidad con la legislación laboral vigente por orden del director general de la empresa.
El Secretario reporta al Gerente Divisional de Ventas Directas.
Durante la ausencia temporal del secretario, sus funciones son ejercidas por una persona designada de acuerdo con el procedimiento establecido. Esta persona adquiere los derechos pertinentes y es responsable del cumplimiento de estos deberes.

II. En su trabajo es guiado y debe saber

Estructura de la empresa, ubicación de las subdivisiones estructurales (direcciones), cargos y nombres de los gerentes, principales especialistas de la empresa.
Organización y normas empresariales.
Conceptos básicos de etiqueta comercial, habilidades de negociación comercial (incluido el teléfono).
Muestras, formularios, plantillas y estándares de documentos adoptados por la empresa. Variedades y estructura de documentos, métodos, reglas y características de su preparación, diseño.
Reglamentos, resoluciones, órdenes, decretos, otros documentos reglamentarios relacionados con las actividades de la empresa.
El orden de sistematización y documentación, métodos de procesamiento y almacenamiento de la correspondencia.
Equipo de oficina.
Reglas y normas de protección laboral, seguridad y protección contra incendios.
Normas para el uso de equipos de oficina y PC.
Normativa laboral interna.

III. Responsabilidades laborales

Recibir llamadas telefónicas y visitas en la oficina de recepción.
Comprender las necesidades de los llamantes y visitantes.
Reenviar llamadas telefónicas entrantes y salientes, recibir y enviar faxes, grabar mensajes para los empleados.
Registre la hora, el objeto de la apelación, así como los datos sobre las acciones realizadas (información para los empleados, recepción de fax).
Organice un servicio eficaz para los visitantes, cree condiciones cómodas para ellos, aconséjeles, proporcione información y otros materiales.
Realizar contactos comerciales directos con directivos y otros empleados de la empresa.
Procesar la correspondencia entrante y saliente (recibir, reenviar).
Verifique los números de teléfono de los clientes con la base de datos.
Solucionar llamadas de larga distancia.
Trabajo con correo electrónico, fax (recepción, envío de diseños, cartas).
Registrar transacciones.
Monitorear clientes.
Manejar recibos y recibos de caja.
Procesar la correspondencia entrante y saliente (recibir, registrar, reenviar).
Mantenga un archivo de documentos, cartas, periódicos, materiales de información.
Preparar y ejecutar la documentación necesaria para la organización del trabajo de la empresa.
Asegúrese de lograr su objetivo personal.
Participar en reuniones y encuentros del equipo, oficina, empresa.
Se esfuerza por el crecimiento profesional y personal, el aprendizaje, la superación personal.
Mantenga su lugar de trabajo en orden, ya que esto garantiza la productividad y la seguridad del trabajo.
Mantener un clima moral positivo en el equipo, oficina. Mostrar ayuda mutua, responsabilidad, confianza, apoyo, optimismo.
Llevar a cabo asignaciones oficiales separadas del supervisor inmediato.
Seguir las reglas del horario laboral adoptado por la empresa.

IV. poderes oficiales

Solicitar a los empleados y directivos de la Unidad información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones.
Familiarícese con los documentos que definen los derechos y obligaciones del cargo ocupado, los criterios para evaluar la calidad del desempeño de las funciones oficiales.
Presentar propuestas a la dirección para mejorar los trabajos relacionados con las responsabilidades previstas en esta instrucción

V. Responsabilidad oficial

Por incumplimiento o cumplimiento inadecuado de sus deberes oficiales previstos en esta instrucción, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral vigente de Ucrania.
Por incumplimiento de los deberes oficiales.
Por violación de las normas internas de la empresa.
Por violación a la ética empresarial.
Por mal uso de la tecnología informática.
Por delitos cometidos en el curso de sus actividades, establecidos por la legislación vigente de Ucrania.
Por proporcionar información falsa a la gerencia.
Por actitud descuidada en el mantenimiento de registros.

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