Descripción del puesto de secretario-taquígrafo

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I. Disposiciones generales

El secretario-taquígrafo pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos.
Para el cargo de secretario-taquígrafo se designa a una persona que tiene educación vocacional primaria sin requisitos de experiencia laboral o educación general secundaria (completa) y capacitación especial de acuerdo con un programa establecido sin requisitos de experiencia laboral.
El nombramiento para el cargo de secretario-taquígrafo y su cese se realiza por orden del director de la empresa por recomendación de _______.
El secretario-taquígrafo debe saber:

decretos, órdenes, órdenes, reglamentos, instrucciones, otras directrices y documentos normativos para el mantenimiento de registros;
la estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
taquigrafía;
mecanografiado;
reglas de ortografía y puntuación;
el orden de disposición del material al imprimir varios documentos;
reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
reglas para el funcionamiento de máquinas de escribir, grabadoras de voz, grabadoras y otros equipos técnicos utilizados;
reglas para el uso de dispositivos de recepción e intercomunicación;
normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
fundamentos de la organización laboral;
fundamentos de la legislación laboral;
normativa laboral interna;
reglas y normas de protección laboral, medidas de seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.

El secretario-taquígrafo depende directamente de _______ (el jefe de la empresa; una unidad estructural de la organización).
Durante la ausencia de la secretaria-taquígrafa (enfermedad, vacaciones, etc.), sus funciones son desempeñadas por una persona designada en la forma prescrita, quien adquiere los derechos correspondientes y es responsable del adecuado desempeño de las funciones que le sean asignadas.

II. Deberes oficiales

Secretario Taquígrafo:

Realiza funciones técnicas para apoyar y mantener el trabajo del jefe de la empresa o sus divisiones.
Recibe la información necesaria para el gerente de departamentos o ejecutores, llama a los empleados siguiendo sus instrucciones.
Organiza conversaciones telefónicas del jefe.
Recibe y transmite mensajes telefónicos, registra los mensajes recibidos en ausencia del gerente y pone en su conocimiento su contenido.
Realiza trabajos de preparación de reuniones o reuniones realizadas por el gerente (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes sobre la hora, lugar, agenda de la reunión o reunión, registrándolos), mantiene y redacta actas.
Proporciona al lugar de trabajo del gerente suministros de oficina, equipo organizacional y crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del gerente.
Taquigrafía los textos de órdenes, instrucciones, cartas y otros documentos organizativos y administrativos elaborados por el gerente, seguido de su decodificación y mecanografiado en una máquina de escribir o ingresando información en un banco de datos.
Transmite y recibe información a través de dispositivos receptores e intercomunicadores (télex, fax, telefax, etc.).
Realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y presentar información al preparar y tomar decisiones.
Realiza negocios.
Recibe correspondencia dirigida al gerente, la organiza de acuerdo con el procedimiento adoptado en la empresa y la transfiere, después de su consideración por el gerente, a departamentos o ejecutores específicos para su uso en el proceso de su trabajo o preparación de una respuesta.
Mantiene un expediente de control y registro, monitorea los plazos para el cumplimiento de las instrucciones del gerente, tomadas bajo control.
Acepta documentos para la firma del jefe.
Organiza la recepción de visitantes, contribuye a la pronta consideración de las solicitudes y propuestas de los empleados.
Forma los casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite al archivo a su debido tiempo.
Prepara documentos para su reproducción en equipos de duplicación y también copia documentos.
Realiza las asignaciones oficiales individuales de su supervisor inmediato.

III. Derechos

El secretario-taquígrafo tiene derecho:

Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa sobre sus actividades.
Formular propuestas de mejora del trabajo relacionado con las responsabilidades previstas en esta instrucción.
Dentro de su competencia, informe a su supervisor inmediato sobre todas las deficiencias identificadas en el curso de sus actividades y haga propuestas para su eliminación.
Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a los departamentos de la organización y otros especialistas la información y los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones laborales.
Exigir a la dirección de la empresa que coadyuve en el ejercicio de sus deberes y derechos.

IV. Responsabilidad

El secretario-taquígrafo es responsable de:

Por desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta Descripción del puesto, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de Ucrania.
Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de Ucrania.
Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente de Ucrania.

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