Descripción del trabajo del jefe de la oficina.

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I. Disposiciones generales

El jefe de la oficina reporta directamente a _______.
El jefe de la oficina sigue las instrucciones de _______.
El jefe de la oficina reemplaza a _______.
El jefe de la oficina es reemplazado por _______.
Debe saber:

resoluciones, órdenes, decretos, demás documentos rectores y reglamentarios de los superiores relativos a la organización del trabajo de oficina;
sistema estatal de trabajo de oficina;
normas del sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
la estructura de la empresa, institución, organización;
organización del trabajo de oficina;
el procedimiento para compilar la nomenclatura de casos, inventarios de casos de almacenamiento permanente y temporal, informes establecidos, el tiempo y procedimiento para transferir casos al archivo;
esquemas de flujo de trabajo;
el procedimiento para la elaboración de la nomenclatura de cajas, inventarios de cajas de almacenamiento permanente y temporal, elaboración de informes;
el tiempo y procedimiento para enviar casos al archivo;
sistemas para organizar el control sobre la ejecución de documentos;
tecnología organizativa y otros medios técnicos del trabajo de gestión;
fundamentos de economía, organización de la producción, trabajo y gestión;
fundamentos del derecho laboral.

Requisitos de calificación:

educación superior básica o incompleta en el campo de estudio relevante (licenciatura o especialista junior);
Experiencia mínima de 1 año en labores de oficina.

II. Deberes oficiales

Gerente de oficina:

Organiza el trabajo de oficina.
Asegura el procesamiento oportuno de la correspondencia entrante y saliente, su entrega a su destino.
Controla los plazos de ejecución de los documentos y su correcta ejecución.
Organiza el trabajo de registro, contabilidad, almacenamiento y transferencia a las unidades estructurales pertinentes de los documentos del trabajo de oficina actual, incluidas las órdenes y órdenes de gestión, sobre la formación de casos y su depósito.
Desarrolla instrucciones para el mantenimiento de registros en una empresa, institución, organización y organiza su implementación.
Toma medidas para proporcionar a los trabajadores de oficina los materiales de instrucción y referencia necesarios, así como inventario, equipo, equipo de oficina, medios técnicos de trabajo administrativo.
Realiza la gestión metodológica de la organización del trabajo de oficina en departamentos, control sobre la correcta formación, almacenamiento y entrega oportuna de archivos al archivo, preparación de certificados sobre el cumplimiento de los plazos para la ejecución de documentos.
Ofrece servicios de impresión y reproducción de documentos de oficina.
Participa en la preparación de reuniones convocadas por la gerencia, organiza su mantenimiento, redacta documentos para un viaje de negocios, registra a los empleados que llegan en un viaje de negocios a una empresa, institución, organización.
Supervisa al personal de la oficina.

III. Derechos

El jefe de la oficina tiene derecho a:

Familiarícese con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa con respecto a sus actividades.
Participar en la discusión de los asuntos relacionados con el desempeño de sus funciones.
Hacer sugerencias para mejorar el trabajo relacionado con lo establecido en esta instrucción.
Dentro de los límites de su competencia, informar a su jefe inmediato sobre todos aquellos identificados en el desarrollo de sus actividades, y formular propuestas para su eliminación.
Requerir la dirección de la empresa para ayudar en el desempeño de sus funciones.

IV. Responsabilidad

El gerente de la oficina es responsable de:

Por el desempeño indebido o el incumplimiento de sus deberes oficiales, así como por la falta de uso o directamente de sus derechos previstos en esta Descripción del puesto, en la medida determinada por la legislación vigente de Ucrania.
Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de Ucrania.
Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente sobre el trabajo de Ucrania.

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