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Descripción del puesto del responsable del archivo. documento completo

protección laboral / Descripciones de trabajo

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I. Disposiciones generales

1. El responsable del archivo pertenece a la categoría de gestores.
2. Para el cargo de jefe de archivo se designa a una persona que tenga una formación profesional secundaria y al menos 2 años de experiencia laboral en trabajos de oficina.
3. El nombramiento para el cargo de jefe del archivo y su cese se realiza por orden del director de la empresa a propuesta de _______.
4. El archivero debe saber:

• resoluciones, órdenes, órdenes, otros documentos rectores y reglamentarios de órganos superiores y otros relacionados con el trabajo del archivo;
• un sistema estatal unificado de trabajo de oficina;
• el procedimiento para procesar los documentos que ingresan al archivo y el sistema actual de su clasificación;
• estructura empresarial;
• reglas para almacenar formularios de informes estrictos;
• conceptos básicos de organización de la producción, el trabajo y la gestión;
• legislación laboral;
• normativa laboral interna;
• normas y reglamentos de protección laboral.

5. En sus actividades, el jefe del archivo se guía por:

• Reglamento sobre el archivo de la empresa;
• esta descripción del puesto.

6. El Archivero reporta directamente a _______.
7. El jefe del archivo supervisa a los empleados del archivo.
8. Durante la ausencia del responsable del archivo (vacaciones, viaje de negocios, enfermedad, etc.), sus deberes y derechos pasan a su suplente, y en su defecto, a la persona designada por orden del director de la organización. .

II. Deberes oficiales

Archivista:

1. Dirige la organización y gestión de archivos en la empresa.
2. Proporciona, de acuerdo con el procedimiento establecido, la recepción, registro, sistematización, almacenamiento y uso de documentos.
3. Supervisa los trabajos de elaboración de un aparato científico y de referencia que facilite la contabilidad y utilización de los documentos de archivo, a saber: inventarios, fichas, catálogos, índices, guías, reseñas, referencias históricas, etc., así como los documentos contables pertinentes (libros de contabilidad de recepción y disposición de casos, listas de fondos, listas de fondos, archivos de fondos).
4. Brinda asistencia metodológica en la búsqueda de los documentos necesarios.
5. Instruye a los empleados de las divisiones estructurales de la organización sobre el procedimiento para la formación, preparación y presentación de documentos al archivo.
6. Controla la puntualidad de la recepción en el archivo de los documentos completados por el trabajo de oficina.
7. Proporciona trabajo sobre el examen del valor de los documentos de archivo, la formación de documentos para almacenamiento permanente y temporal.
8. Supervisa los trabajos de elaboración de inventarios de casos para el traslado de documentos a archivos estatales, elaborando actas de destrucción de documentos cuyos plazos de conservación hayan expirado.
9. Realiza el control sobre el estado de los documentos, la puntualidad de su restauración, el cumplimiento de las condiciones en las instalaciones del archivo, necesarias para garantizar la seguridad de los documentos.
10. Organiza el trabajo de mantenimiento de registros del flujo de documentos y el número de casos, emitiendo certificados de archivo en base a los datos disponibles en los documentos de archivo.
11. Elabora informes prescritos.
12. Participa en el desarrollo de normas e instrucciones para el mantenimiento de registros y organización de archivos.
13. Realiza trabajos de protección de la información que constituye secretos de estado, comerciales y oficiales.
14. Asegura la presencia en el archivo del inventario necesario, formularios requeridos, material de oficina, literatura instructiva y metodológica sobre los términos de referencia.
15. Comprueba la corrección de la contabilidad y el almacenamiento de formularios de informes estrictos.
16. Controla el correcto funcionamiento y estado de servicio de las instalaciones industriales, la disponibilidad y estado de servicio de los equipos contra incendios.Manuales.
17. Consultoría ergonométrica y elaboración de recomendaciones sobre la organización de los lugares de trabajo y las condiciones laborales para diversas categorías de trabajadores.

III. Derechos

El archivero tiene derecho a:

1. Presentar propuestas para mejorar las actividades del archivo para la consideración del titular de la empresa y los jefes de las divisiones estructurales.
2. Solicitar personalmente o en nombre del director de la empresa a los jefes de divisiones estructurales y especialistas los documentos e información necesarios.
3. Establecer responsabilidades laborales para los empleados subordinados.
4. Firmar y visar los documentos de su competencia.
5. Presentar propuestas para consideración del director de la empresa:

• sobre la imposición de sanciones materiales y disciplinarias a los empleados subordinados a él que incumplan o cumplan indebidamente sus deberes oficiales;
• sobre el uso de incentivos para el desempeño ejemplar de las funciones laborales, el trabajo prolongado e impecable de los empleados subordinados a él.

6. Exigir al director de la empresa (otros gerentes) que ayude en el desempeño de los deberes y derechos previstos en esta Descripción de Funciones.
7. Interactuar con todas las divisiones estructurales sobre el trabajo del archivo.

IV. Responsabilidad

El Archivista es responsable de:

1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de sus deberes oficiales previstos en esta Descripción del puesto, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de Ucrania.
2. Por delitos cometidos en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de Ucrania.
3. Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente de Ucrania.

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