Descripción del puesto del subdirector de Asuntos Generales

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Descripción del puesto de subdirector de asuntos generales. Documento completo

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I. Disposiciones generales

Esta Descripción del puesto define los deberes, derechos y responsabilidades funcionales del Subdirector de Asuntos Generales.
El subdirector de asuntos generales es designado para el cargo y destituido de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación laboral vigente por orden del director de la empresa.
El Subdirector de Asuntos Generales reporta directamente al Director General de la empresa.
El Subdirector de Asuntos Generales debe saber:

resoluciones, órdenes, decretos, demás documentos rectores y reglamentarios de autoridades superiores relacionados con los servicios administrativos y económicos;
la estructura de la empresa, institución, organización y perspectivas para su desarrollo;
medios de comunicación, equipos informáticos y organizativos;
el procedimiento y plazos para la presentación de informes;
medios de mecanización del trabajo manual;
el procedimiento para la adquisición de equipos, mobiliario, inventario, papelería y tramitación de pagos por servicios;
fundamentos de economía, organización laboral, producción y gestión;
legislación laboral;
reglamento interno de trabajo;
normas y reglamentos de protección laboral.

Durante la ausencia temporal del subdirector de asuntos generales, sus funciones son desempeñadas por una persona designada por orden del director general de la empresa. Esta persona adquiere los derechos apropiados y es responsable del desempeño oportuno y de alta calidad de las funciones que se le asignan.

II. Deberes oficiales

Subdirector de Asuntos Generales:

Ejecuta y controla la implementación de medidas para asegurar el uso racional del transporte por carretera de la organización.
Organiza el trabajo de recepción, procesamiento, envío a destino de las mercancías, documentos y correspondencia entrantes, garantizando su seguridad y entrega oportuna a los destinatarios.
Controla la disponibilidad de los modos de transporte necesarios, la organización del transporte adecuado.
Toma medidas para cumplir con el plan de transporte, turno de tareas por parte de los automovilistas.
Rellena, emite y acepta cartas de porte y conocimientos de embarque.
Realiza el registro de la documentación de viaje y la contabilidad del trabajo de los vehículos.
Controla la corrección de los registros de las lecturas del velocímetro y la recepción de combustibles y lubricantes (combustibles y lubricantes).
Identifica en los registros de hoja de ruta las infracciones a las normas de tránsito cometidas por los conductores y las reporta a la gerencia.
Compara los datos recibidos sobre el funcionamiento de los vehículos con tareas diarias de turno, identifica las desviaciones y sus causas.
Supervisa la observancia de la disciplina de tráfico por parte de los conductores de vehículos, lleva registros de la operación de los vehículos.
Notifica a los consignatarios sobre la hora de llegada de las mercancías a su domicilio.
Brinda mantenimiento y buen estado de acuerdo con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios del edificio en el que se encuentran las oficinas de la empresa, así como el control de las condiciones de servicio de los equipos (sistemas de iluminación, calefacción, ventilación, etc.).
Participa en el desarrollo de planes para reparaciones actuales y mayores y en la preparación de estimaciones de gastos comerciales.
Organiza la reparación de locales, supervisa la calidad de los trabajos de reparación.
Resuelve asuntos relacionados con la adquisición y almacenamiento de útiles de oficina, menaje de casa necesario, equipo e inventario, los provee a las unidades estructurales, y también lleva registros de sus gastos y elabora los informes establecidos.
Controla el uso racional de los materiales y fondos destinados a fines económicos.
Supervisa el trabajo de mejora del territorio de la oficina, así como supervisa el estado y la reparación oportuna de los muebles.
Vela por la aplicación de las medidas de lucha contra incendios y el mantenimiento de los equipos contra incendios en buen estado.

III. Derechos

El Subdirector de Asuntos Generales tiene derecho a:

Dar instrucciones a los empleados y servicios subordinados, tareas sobre una variedad de temas incluidos en sus deberes funcionales.
Para controlar el cumplimiento de las tareas y el trabajo, la ejecución oportuna de las órdenes y tareas individuales del servicio y los empleados subordinados a él.
Solicitar y recibir los materiales y documentos necesarios relacionados con las actividades del Subdirector de Asuntos Generales.
Entrar en relaciones con departamentos de organizaciones de terceros para resolver cuestiones operativas de actividades productivas que sean de la competencia del Subdirector de Asuntos Generales.

IV. Responsabilidad

El Subdirector de Asuntos Generales es responsable de:

Resultados y eficiencia de las actividades productivas.
No garantizar el desempeño de sus deberes funcionales, así como por los resultados del trabajo.
Información inexacta sobre el estado del trabajo que se está realizando.
Incumplimiento de órdenes, instrucciones e instrucciones del director de la empresa.
No tomar medidas para suprimir las violaciones identificadas de las normas de seguridad, seguridad contra incendios y otras normas que supongan una amenaza para las actividades de la empresa, sus empleados.
Incumplimiento de la disciplina laboral y de desempeño por parte de los empleados del departamento.

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